در اولین نظرسنجیمان از شما خواسته‌ایم به ما بگویید که نظرتان راجع به لزوم بروز کردن سیستمهای جمع آوری اطلاعات در شرکتها با توجه به زمانبر بودن ایجاد تغییر چیست؟

بروز کردن در حالت کلی متضمن تغییر است. تغییر گاهی خیلی ریشه‌ایست و راه‌حلها را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اما اغلب، تغییرات سطحی‌تر هستند و فقط ابزارها هستند که تغییر می‌کنند.

اگر خواسته باشیم از تغییر راه‌حلها در سیستمهای آماده خودمان مثال بیاوریم می‌توانیم جایگزینی سیستم کنتورخوانی بارکدی را به جای سیستم کنتورخوانی به ترتیب خط سیر (یکی از مشخصات مشترکین گاز که به موقعیت جغرافیایی آنها در منطقه بستگی دارد، در واقع یک نسخه شرکت گازی از کدپستی ده‌رقمیست) مثال بیاوریم. در اینجا روش کار تغییر می‌کند. از تغییر ابزارها هم می‌توانیم به ادامه سیستم کنتورخوانی به ترتیب خط سیر با استفاده از دستگاههای جمع‌آوری اطلاعات جدید مثال بیاوریم.

تغییر سیستم چه از نوع تغییر راه‌حل باشد و چه از نوع تغییر ابزار متضمن صرف زمان و هزینه است. به هر حال کاربران با سیستم قدیمی آشنایی دارند و هر چند سیستم جدید آسان‌آموز باشد نیاز به آموزش کار با سیستم جدید را دارند.

اما تغییر سیستم معمولا در چند حالت مختلف اتفاق می‌افتد. معمولی‌ترین حالت آن است که سیستم جدید امکاناتی را ارائه می‌کند که در سیستم قدیمی وجود ندارد و ما اکنون مجبور به استفاده از این امکانات هستیم (اجبار را افزایش حجم داده‌ها به مقداری که در سیستم قدیمی پیشبینی نشده، عدم ارائه ابزارهای مورد استفاده در سیستم قدیمی و پشتیبانی آنها در بازار و مانند آن باعث می‌شوند). یک زمان هم ما واقعا مجبور به استفاده از امکانات جدید نشده‌ایم اما برای افزایش بهره‌وری رو به سیستم جدید می‌آوریم تا در صورت برخورد به مشکل با سیستم قدیمی فرایند تغییر را در بازه زمانی طولانی‌تر و با مشکلات کمتری به انجام برسانیم. حالت دیگر آن است که ما همواره سعی کنیم بروزترین سیستمهای در دسترس را در سازمان خود داشته باشیم.

در اینجا سؤالی که ما در نظرسنجیمان مطرح کرده‌ایم نمود پیدا می‌کند. به نظر شما چگونه باید در این زمینه تصمیم گیری نمود؟ تا زمانی که مجبور نیستیم سراغ سیستمهای جدیدتر نرویم؟ اگر ثابت شد سیستم جدید به صرفه‌تر است سراغ سیستم جدید برویم؟ یا همواره سعی کنیم از آخرین و بروزترین سیستم استفاده کنیم؟